Mağazaya gelen bir ürün yeni stok olabilir, başka bir noktadan aktarılmış olabilir veya müşterinin tamir için bıraktığı kişisel bir eşya olabilir. Bu ürünlerin hepsini aynı mantıkla değerlendirmek, hem stok takibinde hem müşteri iletişiminde karışıklık yaratabilir. PoligonRFX; stok, cari hesap ve tamir süreçlerini kendi işlem kayıtları üzerinden yönetmeye yardımcı olur. Böylece satışa hazır ürünlerle işlem bekleyen kayıtların durumu daha düzenli izlenebilir. Mağaza ekibi bir ürün veya müşteri hakkında bilgi aradığında ilgili sürece başvurabilir.

Ürün girişi, satış ve transfer gibi işlemler kayıtlı miktarları ve ürünün durumunu etkiler. Hareketlerin zamanında işlenmesi, sayım sonucunun yorumlanmasını kolaylaştırır. Bir ürünün listede görünmemesi veya beklenen yerde bulunmaması durumunda, önce ilgili hareketler kontrol edilebilir. Cari hesap tarafında ise müşteri ve tedarikçi işlemlerinin doğru hesapla ilişkilendirilmesi gerekir. Hesap tanımları ve hareketler düzenli tutulduğunda, geçmiş işlemleri bulmak ve hesap durumunu incelemek daha kolay olur. Aynı kişi veya firma için gereksiz mükerrer kayıt açılmaması bu düzeni destekler.

Tamire alınan bir yüzük için teslim alınan ürünün ve talep edilen işlemin açık biçimde kaydedilmesi önemlidir. Mevcut kayıt alanları mağazanın kabul prosedürüne göre doldurulmalı; süreçteki gelişmeler ve teslim bilgisi düzenli takip edilmelidir. Örneğin yüzük ölçüsü değişikliği için mağazaya başvuran müşteri daha sonra bilgi istediğinde, personel ilgili tamir kaydına ulaşabilmelidir. Bu düzen, müşterinin talebinin yeniden anlatılmasına duyulan ihtiyacı azaltır ve teslim sürecinin daha tutarlı yürütülmesini sağlar.